Vacature Document Controller Jr

Delft 40 uur Staf & Ondersteuning

Werk waar je trots op kan zijn

Een baan met impact? Nu, straks én ver in de toekomst ben jij als Document Controller Medior de onmisbare schakel. Ziekenhuizen, kantoren, woningen, grote fabrieken, de haven, steeds meer elektrische auto's. Ze kunnen niet zonder de energie die jij brengt. Zonder jou is er geen stroom en dat is iets om trots op te zijn. Want jij kiest voor de toekomst. En voor de wereld om je heen.

Dit realiseer jij door verzwaringen, verlichtingen, aanleg en vervangingen bij onze afdeling Zakelijk Complex waar wij werken met hoogspanningsprojecten. . En vanuit de versnellingsaanpak energietransitie wordt het tempo nog hoger. Genoeg te doen dus voor een Document Controller Medior bij Zakelijk Complex.

Ben jij de persoon die ervoor zorgt dat alle projecten binnen ons zakelijk complex soepel verlopen? Als verantwoordelijke voor de documentenstroom, beheer, controleer en distribueer je belangrijke documenten gedurende de projecten. Dit doe je met behulp van het document managementsysteem Assai, waarmee je de veiligheid en kwaliteit van de projectdocumenten waarborgt. Naast het beheren van de documentenstroom, houd je ook de voortgang van de projecten nauwlettend in de gaten. Je speelt een controlerende rol op het gebied van kwaliteit en veiligheid, waardoor je een waardevolle bijdrage levert aan het succes van de projecten. Om de documentenstroom effectief op te zetten, te beheren en te controleren, stel je procedures op en zorg je ervoor dat deze voldoen aan de bedrijfsnormen.

Je bent voortdurend bezig met het verbeteren van het proces. Door onderzoek te doen en afwijkingen te signaleren, draag je bij aan het identificeren van verbeterpunten. Je implementeert vervolgens verbetervoorstellen om de efficiëntie en effectiviteit van de documentenstroom te vergroten. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het delen van projectinformatie met alle betrokkenen. Je zorgt ervoor dat alle projectleden goed geïnformeerd blijven en dat de communicatie vlot verloopt. Om de kwaliteit en veiligheid te waarborgen, onderhoud je contacten met verschillende afdelingen en maak je werkafspraken over het proces.

Je werkt veel samen met (lead)engineers, projectleiders, werkvoorbereiders, hoofduitvoerders en projectbeheersers zoals planners en projectcontrollers. Je biedt begeleiding en ondersteuning aan het projectteam bij het uitvoeren van processen, zoals het aantonen van naleving van eisen. Daarnaast ben je in staat om het team aan te spreken op het nakomen van gemaakte afspraken.

Gedurende het project signaleer en rapporteer je de voortgang aan de leadengineer en projectleider. Je werkt nauw samen met (lead)engineers, projectleiders, werkvoorbereiders en hoofduitvoerders om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Je houdt zelf de faseovergangen in de projecten bij en onderhoudt contact met alle betrokken partijen. Je hebt een goed inzicht in zowel het engineeringproces als de uitvoering van de projecten. Je blijft op de hoogte van wat er speelt en draagt actief bij aan een positieve werksfeer binnen het team. Je voelt je verantwoordelijk voor het creëren van een prettig werkklimaat en je laat dit ook duidelijk merken.

Mijn dag begint met sorteren van mijn mails, de makkelijke verzoeken pak ik meteen op. De mails die meer aandacht nodig hebben behandel ik later op de dag. Zodra ik mijn mails gesorteerd heb ga ik beginnen met de verzoeken die binnen zijn gekomen, deze verzoeken bestaan uit het versturen van documenten om te laten beoordelen. Document Control zorgt ervoor dat de documentenstroom op gang blijft dus het is belangrijk dat deze verzoeken binnen 24 opgepakt worden. Wij zorgen ervoor dat de documenten bij de juiste personen terecht komen om deze te laten beoordelen. Wij houden bij wat er is verstuurd en wat voor reacties er zijn binnengekomen zodat we die terug kunnen sturen naar de auteur van het document om deze te laten verwerken, of om het goede nieuws te brengen dat een document is goedgekeurd.

Binnen Stedin hebben we de afspraak dat men 10 werkdagen de tijd heeft om de ingestuurde documenten te beoordelen. In mijn overzicht zie ik dat er 2 collega's zijn die niet op tijd hebben gereageerd, ik neem contact op met de 2 collega's om ze erop te attenderen dat er nog een actie open staat en wanneer ze tijd hebben om de documenten alsnog te beoordelen of te verwerken wanneer er commentaar op is gekomen. Elke collega is weer anders dus de ene kan ik meteen bellen, langslopen of een mailtje is al voldoende om ze te herinneren dat ze nog een actie moeten uitvoeren.

Wanneer ik alle verzoeken heb afgehandeld begint mijn eerste vergadering met het projectteam om de voortgang van een project door te nemen. Aan de hand van gegenereerde rapportages kan ik aangeven waar de knelpunten liggen en waar het goed gaat binnen het project. Met de Lead engineer & projectleider stem ik vaak apart af welke acties er nog uitgevoerd moeten worden.

Alle documenten worden opgeslagen in het document management systeem Assai, gedurende de dag kan het voorkomen dat ik word gebeld om te assisteren bij het gebruiken van het systeem. Dat maakt het werk ook uitdagend want ik krijg elke keer weer nieuwe verzoeken en nieuwe collega's om te assisteren bij het gebruik van het systeem. Zelf geef ik ook trainingen waarin ik nieuwe collega's kan opleiden met het gebruik van ons systeem Assai.

In de middag heb ik een vergadering voor een oplevering, hierin neemt Document Control de leiding. Ik nodig alle verantwoordelijken uit om te kijken of alle documenten die uiteindelijk opgeleverd moeten worden aan beheer en onderhoud compleet zijn. Heeft de leverancier alle documenten netjes aangeleverd? En zijn er nog issues waar we tegen aan kunnen lopen?

Wat deze functie zo divers maakt is dat we contact hebben met bijna alle afdelingen binnen zakelijk complex, bijvoorbeeld met planning om de voortgang te bespreken, werkvoorbereiders, uitvoering, engineers, lead engineers, projectleiders en externe partijen.

Stedin geeft ook alle ruimte om je verder te ontwikkelen, vind je het leuk om trainingen te geven? Om mee te denken in het proces? Dan biedt Stedin hierin je alle ruimte om dit te doen.

Je hebt kennis van technische administratie en voelt eigenaarschap over je werk. Je weet dus van aanpakken, maar pakt ook graag de kans om jezelf te ontwikkelen. Je bent een geboren aanjager, je werkt gestructureerd en kijkt vooruit. Van afwisseling en dynamiek word je blij. Je bent een echte teamspeler, proactief en communicatief sterk. Je helpt graag mee de beoogde doelen te realiseren en planning te bewaken. Dat alles, zodat je goed in staat bent tijdig en volledig het resultaat van jouw werk op te leveren!

Wat jou verder onze nieuwe Document Controller Medior maakt?

• HBO denk en werk niveau

• Je hebt enkele jaren ervaring als Document Controller.

• Praktische ervaring met Assai en SAP is een pre.

Meteen vanaf dag één maak je deel uit van de vakgroep support binnen de afdeling Zakelijk Complex. Samen met ongeveer 50 collega werkvoorbereiders maak je werk van het energienetwerk van morgen. Door samen te werken, ontwikkelen en van elkaar te leren zodat je als team tot de beste oplossing komt. Hard werken en hart voor het werk hebben. En de successen samen vieren. Dat is werken als werkvoorbereider bij Stedin.
In deze functie werk je deels vanuit huis, deels op onze kantoorlocaties in Utrecht, maar ook regelmatig op een van onze projectlocaties .WelNatuurlijk zorgen wij voor de juiste voorzieningen voor je thuiswerkplek.

Dat je van ons je eigen telefoon (of een Bring Your Own Device vergoeding) en laptop krijgt, vinden we nogal vanzelfsprekend. Wat mag je nog meer van Stedin als werkgever verwachten? Alle financiële arbeidsvoorwaarden op een rij, weet je meteen waar je aan toe bent:

• Je salaris wordt, afhankelijk van kennis en ervaring, minimaal €3.134,79 en maximaal €4807,47 bruto per maand als je 40 uur per week werkt.

• Je krijgt per jaar 24,5 vakantiedagen plus een Persoonlijk Budget. Je kan hiermee extra vrije dagen kopen (max. 35,5 dagen), kiezen voor extra salaris of dit juist gebruiken als aanvulling van je pensioen. Het Persoonlijk Budget bedraagt 24% van je brutosalaris, met inbegrip van 8% vakantiegeld. In onze nieuwe Rekentool krijg je een alvast voorproefje van hoe jouw persoonlijk budget eruit zou kunnen zien en hoe je het zou kunnen besteden.

• Je bouwt prima pensioen bij het ABP op, waarvan 70% van de premie wordt betaald door Stedin.

• Je hebt allerlei trainings- en opleidingsmogelijkheden, want we investeren graag in jou.

• Je gaat genieten van een fijne balans tussen werk en privé. Werk is belangrijk, maar thuis ook.

• Je krijgt een laptop en telefoon. Dan kun je kiezen voor de Bring Your Own Device vergoeding.

• Je mag onbeperkt reizen met het openbaar vervoer met een OV vrij-abonnement. Kom je met de auto, dan ontvang je een reiskostenvergoeding.

Reis je met het OV naar je werk, dan krijg je van ons een OV Vrij-abonnement 2e klas. Dit abonnement mag je ook privé gebruiken. Kies je voor een vaste reiskostenvergoeding dan ontvang je 13 cent per kilometer (maximaal 60 kilometer enkele reis) voor de dagen dat je reist voor je werk. Met je Persoonlijk Budget kun je dit aanvullen tot 21 cent netto per kilometer. Krijg je je eigen bedrijfsauto of -bus, dan mag je deze ook gebruiken voor woon-werkverkeer. Voor zakelijk verkeer gebruiken we deelauto's.

Laten zien wat je in huis hebt

Zin in deze baan waar je voorop loopt in de energietransitie? Dat doe je met de knop 'solliciteren', je CV en motivatiebrief.

Functie:	document controller
Startdatum:	14-10-2023
Ervaring:	Ervaren
Educatielevel:	HBO
Contracttype:	Vast
Salaris:	onbekend – onbekend
Uren per week:	40 – 40

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Unknown via Unknown of Unknown. Of bezoek hun website Unknown.