Vacature Management Assistant - OAK Pensioenfonds

Heb je ruime ervaring als Mangement Assistant? Ben je gewend om zelfstandig en in teamverband te werken? Weet jij structuur aan te brengen in de organisatie? Heb je een no-nonsense mentaliteit en ben je assertief?

Functie en organisatie

Oak Pensioen is het pensioenfonds voor de meubelindustrie, interieurbouw, de orgelbouw, de tentoonstellingsbouw en de houthandel. Zij zijn een middelgroot pensioenfonds en kennen een omgekeerd gemengd bestuursmodel. Oak Pensioen heeft een bestuur en een verantwoordingsorgaan en samen zetten zij zich in voor het pensioen van ongeveer 133.000 mensen in Nederland.

Het bestuursbureau zoekt een klantvriendelijke, zelfstandig werkende management assistant. Innovatie, digitalisering, efficiency, open en heldere communicatie zijn sleutelwoorden voor Oak Pensioen. En dat geldt dus ook voor de management assistant. Een uitdagende en gevarieerde rol in een kleine professionele organisatie. De juiste kandidaat voelt zich prettig in een klein team, waardeert de voordelen en accepteert ook de nadelen van een kleine organisatie. 

Je bent een zelfstarter die de verantwoordelijkheden en taken proactief benadert. Je rapporteert aan de directeur en werkt nauw samen met de directeur en de drie beleidsmedewerkers. De management assistant die we zoeken, draagt bij aan structuur en overzicht binnen het bestuursbureau. Je ondersteunt daarbij de directeur op gebied van HR- en ITgerelateerde zaken. Je vindt het leuk om je creativiteit te gebruiken binnen een kantooromgeving. Je bent een organisatietalent dat een verbindende factor is voor het team, het bestuur en de overige organen. Je opereert als eerste aanspreekpunt voor internen en externen en beschikt over de juiste senioriteit en deskundigheid. 

Samen met de bestuursondersteuner ben je de verbindende factor voor het team, het bestuur en de overige organen. Je houdt van de dynamiek van een kleine groep, waarbij jullie elkaar waar nodig ondersteunen. Je werkt daarbij intensief samen met de bestuursondersteuner, zodat jullie elkaar kunnen vervangen.

Wat doe je zoal?

• Ondersteuning van de directeur en het algehele bestuursbureau op het gebied van telefoon-/agenda-/mailbeheer en alle overige vraagstukken op het gebied van o.a. HR en IT.
• Structuur brengen binnen het bestuursbureau.
• Het organiseren en voorbereiden van bestuursvergaderingen, commissievergaderingen en OR-vergaderingen, zoals de locatie regelen, uitnodigingen versturen, agenda vaststellen inclusief bijbehorende documenten.
• Verantwoordelijk voor de facilitaire zaken.
• Het organiseren van interne evenementen, diners en themabijeenkomsten.

Wat vraagt onze opdrachtgever?             

Je hebt: 

• HBO- werk en/of denkniveau
• Ruime ervaring op het gebied in een vergelijkbare functie
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands
• Goede kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint en Outlook)
• IT-kennis om aanspreekpunt te zijn voor IT-gerelateerde vragen

Je bent:

• Communicatief sterk en organisatiesensitief
• Discreet, integer en loyaal
• Proactief en een no-nonsense mentaliteit
• Doortastend en daadkrachtig
• Innovatief/weet vooruit te denken en te signaleren

Wat biedt onze opdrachtgever?

• Een brede, inhoudelijke functie voor 24-32 uur per week in Zeist waarbij hybride werken mogelijk is.
• Markconform salaris.
• 25 vakantiedagen op basis van een 40-urige werkweek.
• 13e maand.

Geïnteresseerd?

Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie.

De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance/Teams. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Unknown via Unknown of Unknown. Of bezoek hun website Unknown.